Фирменный Бланк
Фирменный бланк В любой организации рано или поздно возникает необходимость написать.Оно является юридически значимым документом, поэтому составляется по определенным правилам. Одно из этих правил – для подготовки письма используется фирменный бланк компании. Без фирменного бланка канцелярия адресата может просто не принять ваше письмо! В этой статье я расскажу вам, как составить свой фирменный бланк. Из чего состоит фирменный бланк?
Всем ли организациям нужен фирменный бланк и как он выглядит? Когда его можно использовать?
- Профессионально разработанный фирменный бланк имеет очень важное значение для утверждения вашей торговой марки. Поскольку вы пользуетесь этим листком бумаги в повседневной деловой переписке, например, для выдачи расписок, накладных, счетов, подтверждений, помимо всего прочего, то вполне логично задействовать ваш фирменный бланк в раскрутке вашего бренда.
- Фирменный бланк является неотъемлемой частью бизнеса как организаций так и предпринимателей. Давайте рассмотрим что из себя представляет.
Обычный лист бумаги в фирменный бланк превращает так называемая «шапка», т.е. Блок информации о компании, которой этот бланк принадлежит. В «шапку» входят: — (государственные организации размещают или ), — — (юридический и адреса, телефон, факс, электронная почта, сайт) — код организации (ОКПО) — основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) — — код причины постановки на учет (КПП). Если вы хотите узнать больше об этих и правилах их расположения в деловых документах, читайте. Теперь осталось только собрать информацию. Логотип (если он у вас есть) вы получите в отделе рекламы в электронном виде. ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП вам подскажут в бухгалтерии.
Адресами и телефонами компании, надеюсь, вы владеете сами 🙂 При составлении первого фирменного бланка вашей компании рекомендую вам не оригинальничать и делать «как у всех». Чаще всего бланки составляют на листе формата А4. Не забудьте оставить поля: как минимум 20 мм слева, 10 мм справа, по 20 мм сверху и снизу. Информацию можно расположить в углу листа или продольно. Расположив информацию, в левом вернем углу рекомендую сразу сделать место для регистрационного номера. Высший пилотаж и крайняя степень уважения к адресату – указать также номер его письма, на которое вы отвечаете: Исх.№ от «» 201 На № от «» 201 Вот и все. Готовый бланк рекомендую сохранить в формате.pdf.
Фирменный бланк составлен. Что делать дальше? Небольшим компаниям, чей объем переписки достигает 20-30 писем в год, достаточно держать фирменный бланк наготове в компьютере и распечатывать по мере надобности. Если же ваша компания ведет более или менее оживленную переписку, готовые фирменные бланки нужно заранее распечатать в нужном количестве. Для фирменных бланков рекомендуется приобрести более дорогую и плотную бумагу, чем та, которую мы покупаем для обычных документов. Можно поиграть с цветом (взять, например, бежевый или светло-светло-розовый, серый и т.п.), если это позволяет ваш фирменный стиль.
Тут нужно вспомнить, что бланк письма – такой же имиджевый инструмент компании, как сайт или визитная карточка, поэтому оформлять его следует аккуратно. Распечатать черно-белые фирменные бланки в количестве до 1000 штук можно и самостоятельно, на обычном принтере. Более крупные партии рискуют убить вашу технику, поэтому лучше обратиться в типографию. Работа с фирменным бланком Вот и все, теперь ваши будут правильно оформлены и поступят к адресату на красивом и грамотно сделанном фирменном бланке. Напоследок еще один небольшой нюанс – если у вас многостраничное письмо, фирменный бланк берется только для первой страницы.
Все последующие распечатываются на обычной бумаге. Страницы нумеруются. Учет фирменных бланков Небольшая организация фирменные бланки может и не учитывать. Это не является обязательным требованием, никто никого не оштрафует за неучет бланков. По правилам фирменные бланки относятся к подотчетным документам, а потому требуют нумерации.
При малом объеме использования это можно сделать и вручную: секретарь просто поставит порядковый номер на бланке с оборотной стороны. Большие объемы бланков нумеруют в типографии. Там знают, как это делается.
Пронумерованные бланки выдаются исполнителю под роспись. Заводится обычная тетрадь, которая линуется под простенькую табличку с колонками: — номер бланка — дата выдачи — кому выдано — подпись получившего Ответственным за сохранность фирменных бланков назначается секретарь или сотрудник канцелярии (это оформляется приказом). Он принимает все готовые бланки из типографии и выдает коллегам, заполняя описанную выше табличку. Исполнители часто портят фирменные бланки. По-хорошему, каждый испорченный бланк должен быть сдан обратно ответственному за них сотруднику.
В конце года последний уничтожит все испорченные бланки и оформит это специальным. Как показывает практика, самое трудное – приучить коллег сдавать испорченные бланки куда надо, а не отправлять их сразу в мусорку.